Het is alweer bijna twee jaar geleden dat ik schreef over de samenwerking met Laura Hindriks. Al sinds maart 2021 zijn wij voor haar aan de slag en nog steeds voeren we diverse opdrachten voor haar uit. Eerder voerden we vooral standaard Virtual Assistant opdrachten voor haar uit, maar inmiddels is ons takenpakket flink uitgebreid. Hoog tijd dus om jullie daar een update over te geven, lees dus vooral even verder!
Email- en agendabeheer
Sommige taken zijn niet veranderd, zo verzorgen we nog steeds Laura’s e-mail- en agendabeheer. We maken veel afspraken voor haar en kijken welke mails we zelf kunnen oppakken. Sommige mails zijn puur ter informatie voor Laura bedoeld en die archiveren we netjes voor haar per contact of relatie, zodat zij die mailtjes gemakkelijk kan terugvinden.
Administratieve werkzaamheden
We voeren ook administratieve werkzaamheden voor Laura uit. We boeken inkomende en uitgaande facturen in en we maken ook weleens offertes of facturen op aan de hand van de informatie die Laura geeft. Soms maken we alleen concepten aan, die we na goedkeuring van Laura versturen.
Instellen en beheren van MailBlue en Plug&Pay
Om je zo goed mogelijk te kunnen richten op dat wat jij het leukste vindt om te doen als ondernemer, kan het erg handig zijn dat een aantal zaken geautomatiseerd verlopen. Dat mailtjes bijvoorbeeld automatisch worden verstuurd als een klant een weggever heeft gedownload. Laura gebruikte hier al een systeem voor, maar dat werkte niet helemaal lekker. Daarom hebben wij voor haar een MailBlue account aangemaakt en daarin alles voor haar ingericht. Dit was een behoorlijke klus, maar nu het eenmaal staat heeft Laura er veel baat bij.
De overstap naar Plug&Pay
Om het mogelijk te maken dat mensen haar online trainingen etcetera konden aanschaffen, gebruikte Laura eerst Shopify. Daarom hadden we eerst Shopify voor haar ingericht, maar dat bleek toch niet heel fijn te werken. Daarom hebben voor haar de overstap naar Plug & Play geregeld. We hebben alles omgezet naar Plug & Play en hierbij koppelingen tussen Huddle en MailBlue gemaakt. Dat was een behoorlijke klus, maar nu loopt wel zoveel mogelijk automatisch. En dat is het meer dan waard!
De komst van de online academie
Laura begon haar ondernemerschap als interieurontwerpster, maar heeft inmiddels ook een online academie waarmee ze andere ondernemers helpt zich te ontwikkelen. In haar academie biedt ze onder andere masterclasses, trainingen en een online ondernemersprogramma aan. De academie is hetgeen dat een nieuwe dimensie heeft gegeven aan onze samenwerking. Het afgelopen jaar hebben wij namelijk super hard aan de academie van Laura gewerkt.
Omgeving bouwen in Huddle
We hebben voor Laura de hele leeromgeving van haar academie in Huddle gebouwd. Hierbij hebben we ervoor gezorgd dat alle koppelingen met Mailblue en Plug & Pay kloppen. Ook als er dingen op de website moeten worden aangepast, helpen we Laura daarbij.
Toevoegen en koppelen van nieuwe producten
Als er nieuwe producten op de website moeten komen, maken we die aan in Plug & Pay. We zorgen dan ook voor een connectie met Huddle, een connectie met MailBlue en we zetten het op de website. Er gaat trouwens best wel wat tijd zitten in het koppelen van MailBlue, Huddle, Plug & Pay. Je moet namelijk veel testen en kijken of alles wel goed staat ingesteld. Daarnaast hebben we ook voor bijna elk product automatiseringen gemaakt in MailBlue, zodat de klanten van Laura altijd worden opgevolgd. Bij zo’n opvolging vragen wij hen vaak om feedback en een review.
Het opstellen en versturen van nieuwsbrieven
Voor Laura’s academie maken we nieuwsbrieven ook op, waarbij we veelal zelf de input bedenken die dan door Laura verder wordt aangevuld. Na een akkoord van Laura versturen we de nieuwsbrieven naar de juiste ontvangers.
Het opstellen en versturen van reminders
Het ondernemersprogramma duurt 12 maanden, dus we zorgen ook ervoor dat de deelnemers van dat programma af en toe reminders krijgen. Zo’n reminder kan deelnemers namelijk motiveren en een duwtje in de rug geven om weer of nog beter met het programma bezig te zijn. Voor elke opvolging hebben wij opzetjes gemaakt die we met aanvullingen van Laura verder hebben opgesteld.
Content controleren op kleine foutjes
Daarnaast controleren we inmiddels ook de content die Laura heeft geschreven voor bijvoorbeeld LinkedIn of Instagram op spelling- en stijlfoutjes.
Laura’s bedrijf draaiende gehouden tijdens zwangerschapsverlof
Afgelopen jaar is Laura een aantal maanden met zwangerschapsverlof geweest. Op de achtergrond hebben wij ervoor gezorgd dat haar bedrijf gewoon doorliep. Zo had Laura zelf al content gemaakt die wij dan voor haar online zetten en hebben we nieuwsbrieven opgesteld en verstuurd, zodat dat ook gewoon bleef doorlopen. Uiteraard hebben we ook elke keer haar e-mail en administratie bijgehouden. Doordat wij haar bedrijf draaiende hielden en deze taken voor haar uitvoerde, kon Laura zich lekker focussen op de laatste loodjes van haar zwangerschap, de bevalling en uiteindelijk natuurlijk ook op haar pasgeboren kindje.
Fijne, langdurige samenwerking
We vinden het heel erg fijn dat we inmiddels alweer een aantal jaren met Laura samenwerken en dat we ons takenpakket voor haar hebben mogen uitbreiden. En zoals je ziet, kun je bij ons voor verschillende taken terecht: zowel standaard Virtual Assistant taken als de meer technische werkzaamheden. Het is voor ons ook geen probleem om een online onderneming draaiende te houden, terwijl de eigenaresse ervan met verlof is. Kan jij ook wel wat hulp gebruiken en wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op, want we denken graag met je mee!
