Hoe ik By Thimble hielp de bedrijfsprocessen te optimaliseren

Wat doe je als je vermoedt dat processen beter kunnen verlopen en jouw bedrijf meer gedigitaliseerd kan worden, maar je weet niet hoe je dat het beste kunt aanpakken? Dan schakel je de hulp in van mij en mijn team! Althans dat is wat Lieke Vingerhoed van By Thimble deed. In dit artikel vertel ik je waarvoor Lieke precies bij mij aanklopte en hoe ik haar sindsdien help met het optimaliseren van haar bedrijfsprocessen.

Waarom bedrijfsprocessen optimaliseren?

Wanneer je het vermoeden hebt dat alle processen binnen je bedrijf stroever verlopen dan zou hoeven, is het een goed idee om net als Lieke te kijken of je de bedrijfsprocessen kunt (laten) optimaliseren. Hoe beter de processen binnen een bedrijf zijn ingericht, hoe soepeler de processen lopen en hoe beter bijvoorbeeld medewerkers weten wat ze moeten doen. Uit ervaring weet ik dat er vaak ook een aantal processen zijn die veel bondiger en zelfs automatisch kunnen lopen. Dat kan jou als ondernemer een hoop tijd en energie schelen. Tijd en energie die je in bijvoorbeeld je opdrachtgevers kunt steken, waardoor je meer geld kunt verdienen. Denk je dat jouw bedrijfsprocessen beter kunnen? Dan kun je mij een kijkje binnen jouw bedrijf geven en aan de hand daarvan een adviesplan laten opstellen. Dit plan geeft jou de handvatten om vrijwel alle processen binnen jouw bedrijf te verbeteren.

Mijn eerste kennismaking met Lieke

Zo’n adviesplan door mij laten opstellen, dat is precies wat Lieke Vingerhoed in februari deed. Lieke is de eigenaresse van By Thimble. Samen met haar team geeft ze interieuradvies en helpt ze zowel particulieren als bedrijven met het inrichten van hun huizen en/of bedrijfspanden. Lieke zocht naar een partij die haar kon helpen met het aanbrengen van structuur binnen haar bedrijf, die het bedrijf beter kon digitaliseren en die dus ook kon helpen met het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Zodoende kwam Lieke bij mij terecht en vroeg ze mij of ik voor haar bedrijf een adviesplan kon opstellen.

Het opstellen van een adviesplan

Om voor By Thimble zo’n plan te kunnen opstellen, dook ik eerst in het bedrijf. Ik bekeek hoe gedigitaliseerd het bedrijf tot dan toe was en hoe de processen tot dan toe verliepen. Aan de hand van mijn bevindingen stelde ik een plan op en legde ik deze voor aan Lieke en haar collega Bo. In dit plan heb ik beschreven wat ik al goed vind gaan, welke processen er verbeterd zouden kunnen en hoe mijn team en ik daarbij kunnen helpen. Lieke was erg blij met het plan, waardoor ze besloot om onze samenwerking voort te zetten.

Geoptimaliseerde projectmanagement

Toen ik de processen binnen het bedrijf analyseerde, viel het mij op dat een aantal processen via de mail gingen en dat dit eigenlijk op een veel efficiëntere manier kon. Zodoende liet ik Lieke en Bo kennismaken met Slack en Click Up, twee programma’s waar ikzelf graag mee werk. Ik koppelde Slack en Click Up aan elkaar en maakte voor zowel de grote als de kleine projecten die zij hebben een template. Deze templates kunnen tijdens elk project worden gebruikt voor het creëren van meer overzicht. Dankzij Slack en Click Up kunnen er taken aan personen worden gekoppeld en kunnen daar deadlines aan gehangen worden. Bovendien kan iedereen zien wat van elk project de actuele status is en of ze dus nog op schema zitten. Zo’n verbeterde projectmanagement was een belangrijke stap bij het optimaliseren van de bedrijfsprocessen van By Thimble.

Geoptimaliseerde agendabeheer

Bij een geoptimaliseerde projectmanagement, hoort natuurlijk ook een goede agendabeheer. Op mijn advies is het team van By Thimble met tijdsblokken gaan werken, zodat er veel efficiënter kan worden gewerkt. Denk hierbij aan blokken voor team meeting en blokken voor het geven van presentaties aan klanten. Ik heb de agenda’s ook gekoppeld aan Calendly. Hierdoor kunnen mensen via een link en kennismakingsgesprek inplannen. Wanneer iemand dat doet, komt de aanvraag direct via de mail in Slack binnen.

Verbeterde e-mailbeheer

Ik heb ook het e-mailbeheer van By Thimble verbeterd. Lieke kreeg namelijk alles op haar eigen zakelijke e-mailadres binnen. Daardoor raakte ze het overzicht kwijt en kwam alles op haar bordje terecht. Op mijn aanraden kwam er een algemeen e-mailadres die momenteel op de website en sociale mediakanalen van By Thimble wordt vermeld. Het grote voordeel hiervan is dat iedereen bij de inbox van dit e-mailadres kan en dat Lieke alleen mailtjes in haar eigen inbox krijgt die echt voor haar zijn bedoeld. Dat geeft haar weer meer tijd en ruimte om andere taken op te pakken.

Zakelijke Office 365 pakket

Bij het optimaliseren van het e-mailbeheer van By Thimble, heb ik ook het Office pakket van By Thimble onder de loep genomen. Lieke had namelijk al wel een Office 365 pakket, maar  Ik kwam erachter dat Lieke dit pakket op haar eigen naam had staan. Daardoor had ze geen zakelijke Office 365 en haalde ze nog niet alles uit de software wat je eruit kan halen. Met een zakelijke Office 365 kun je namelijk een aantal processen veel soepeler laten lopen en veel efficiënter werken. Momenteel hebben we een partij ingeschakeld die ervoor zorgt dat het bedrijf een zakelijke Office 365 pakket krijgt, zodat we dit allemaal goed kunnen inrichten.

Prachtige, professionele visuals door Isabella

Zoals ik al in een eerder artikel beschreef, is Isabella echt super goed in het maken van mooie visuals in Canva. Hoewel Lieke en haar team voor By Thimble al wat visuals gebruikten, zag ik dat dit net wat professioneler en mooier kon. Daarom heeft Isabella de visuals voor de shoplijsten en offertes geoptimaliseerd. Deze templates heeft Isabella in Canva gemaakt, zodat Lieke en haar team deze gemakkelijk zelf kunnen aanpassen.

Professionele handtekening

Lieke en haar team hadden geen professionele handtekening onder hun mails staan, terwijl dat wel erg belangrijk is. Met een professionele handtekening straal je namelijk professionaliteit uit, waardoor mensen je sneller kunnen gaan vertrouwen en je sneller serieus nemen. Isabella heeft daarom ook voor Lieke een professionele handtekening gemaakt. Wanneer er een definitief akkoord is op deze handtekening, zal er voor ieder teamlid van Lieke een versie worden gemaakt.

Meetings om de bedrijfsprocessen te blijven optimaliseren

Bovenstaande zaken hebben ervoor gezorgd dat alle bedrijfsprocessen al enorm zijn verbeterd. Vanaf april heb ik regelmatig een meeting met Lieke en haar team om te kijken hoe het gaat, of er dingen blijven liggen, of ze ergens tegenaan lopen en of we nog meer kunnen doen om de bedrijfsprocessen te blijven optimaliseren. Door middel van deze meetings houden we elkaar op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen, houden ze elkaar scherp en bewaak ik dat alle processen soepeltjes blijven verlopen.

Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen? Neem contact met mij op!

Denk jij, net zoals Lieke dat destijds deed, dat de processen binnen jouw bedrijf soepeler kunnen verlopen? Weet je alleen niet hoe je nou echt goed de bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf kunt optimaliseren? Laat mij je dan helpen! Neem vrijblijvend contact met mij op, zodat we elkaar beter kunnen leren kennen.