Elke maand licht ik mijn werkzaamheden voor een bepaalde opdrachtgever uit, zodat het voor jou makkelijker wordt om in te schatten of je ook mijn hulp en expertise kunt gebruiken. Door de maanden heen zul je namelijk zien dat mijn werkzaamheden per opdrachtgever nogal kunnen verschillen. Deze maand vertel ik je graag meer over de taken die ik uitvoer voor Mark de Jong van Malsen Sport en Civiel en hoe hij dankzij mijn hulp zelf meer rust en ruimte heeft gekregen.
Lastig om werkzaamheden uit te besteden
Mark en ik leerden elkaar via een online netwerk evenement kennen en hielden via Instagram contact. Mark was namelijk erg benieuwd naar wat ik als Virtual Assistant voor hem zou kunnen betekenen. Het afgelopen jaar groeide zijn bedrijf vrij snel, waardoor hij het steeds drukker kreeg en echt iemand nodig had voor het beheren van zijn e-mail en agenda. Toen Mark bij mij aanklopte, had hij nog nooit zulke dingen aan iemand uitbesteed. In het begin vond hij het dan ook een beetje spannend om dat te doen en was hij een beetje terughoudend.
Ik creëerde rust en ruimte
Op een gegeven moment mocht ik toch van Mark zijn e-mail en agenda beheren en hij merkte al snel dat ik dat niet alleen goed oppakte, maar ook dat het hem veel meer rust gaf om aan mij dingen uit handen te geven. Bovendien kreeg Mark ook meer ruimte om binnen zijn bedrijf andere dingen te doen. Zodoende kreeg ik door de maanden heen steeds meer taken om te doen en heb ik inmiddels een mooi pakket aan taken die ik voor Mark mag uitvoeren. Ik licht ze hieronder toe.
Wat doe ik als Virtual Assistant voor Malsen Sport en Civiel?
Inmiddels werk ik ongeveer een jaar samen met Mark en verzorg ik nog steeds zijn agenda en emailbeheer. Naast zijn eigen bedrijf, werkt Mark ook voor de gemeente Amsterdam. Door technische reden bij de gemeente Amsterdam, is het helaas niet mogelijk om de agenda van zijn onderneming te koppelen aan zijn agenda bij de gemeente. Daarom zorg ik ervoor dat allebei de agenda’s toch synchroon lopen, zodat Mark nooit een dubbele afspraak heeft staan.
Het inplannen van afspraken
Verschillende medewerkers van Mark bellen naar de gemeente om afspraken mee in te plannen en die afspraken plan ik dan vervolgens in. Daarnaast stuur ik een uitnodiging voor de afspraak naar de gemeente toe. Is er nog geen datum afgesproken? Dan stel ik een aantal data voor en blokkeer ik die data in de agenda van Mark. Dan weet ik namelijk zeker dat er geen dubbele afspraken worden ingepland. Wanneer er een bepaalde datum is gekozen, zorg ik er ook weer voor dat de andere geblokkeerde data weer vrijkomen.
Het bijhouden van afspraken en opvolgingen Teamleader
Bij Malsen werken ze met CRM-systeem Teamleader. In dit systeem worden alle contacten, sales gesprekken, afspraken en telefoontjes genoteerd. Wordt er een afspraak ingepland? Dan zet ik dat in Teamleader, zorg ik ervoor dat er een opvolging zoals een belafspraak aan wordt toegevoegd en dat een mail wordt verstuurd als dat moet. Ik zorg er ook voor dat die afspraak en/of opvolging op het bordje van de juiste medewerker terecht komt. In Teamleader vul ik ook de uren in van alle medewerkers en hang ik de uren aan de projecten waaraan zij hebben gewerkt, zodat dit kan worden gefactureerd.
Overzicht maken van statistieken
In Teamleader staan statistieken waaraan je kan zien hoeveel telefonische gesprekken er zijn gevoerd, hoeveel afspraken daaruit zijn voortgekomen en hoeveel mensen een informatieve mail hebben gehad. Die gegevens verwerk ik elke woensdag in sales overzichten, zodat de mannen die op donderdagochtend een salesgesprek hebben een up to date overzicht hebben.
Het steeds meer optimaliseren van Teamleader
Ik zorg ervoor dat alle gegevens kloppen die in Teamleader staan en dat ze up to date zijn. Zo heb ik vorig jaar gecheckt of alle adressen die er in stonden nog klopten. En als een adres niet klopte, dan paste ik dat aan. Daarnaast zorgde ik er gelijk voor dat alle adressen op de juiste manier in Teamleader kwamen te staan. Zodoende pak ik elke keer weer een project binnen Teamleader op, zodat dit systeem steeds beter wordt geoptimaliseerd. Denk hierbij aan het aanmaken van bepaalde templates om relaties overzichtelijk te krijgen, sales overzichten enzovoorts. Dat ik deze overzichten maak, zorgt niet alleen bij Mark voor meer rust en ruimte, maar voor zijn hele team. Doordat ik dit doe, hoeven zij er niet meer naar om te kijken en dat werkt voor hen een stuk prettiger.
Fungeren als tussenpersoon
Bij bepaalde contacten fungeer ik als tussenpersoon voor Mark. Zo is er momenteel een persoon die vanuit de SBB komt stagelopen. Ik verzorg het contact tussen de SBB en zorg ervoor dat Malsen Sport en Civiel door de SBB als stagebedrijf wordt goedgekeurd.
Project gemeente Amsterdam
Ik help Mark ook bij het project dat hij voor gemeente Amsterdam uitvoert. Ik zorg ervoor dat in het systeem van de gemeente bestelbonnen worden aangemaakt en dat zijn gewerkte uren maandelijks in een bepaald bestand worden verwerkt en verstuurd.
Processen in kaart brengen
Samen met Mark heb ik alle processen in kaart gebracht en elk kwartaal hebben wij hierover samen een overleg. Tijdens dit overleg kijken we hoe alle processen verlopen en of ze her en der nog moeten worden geoptimaliseerd en/of bijgestuurd.
Social media beheer
Ik help ook bij het inplannen van de sociale media berichten voor Mark zijn bedrijf. Mark wil namelijk dat elke week op bepaalde dagen en tijden berichten worden geplaatst op LinkedIn en Instagram. Een tekstschrijver schrijft deze berichten, maar ik controleer de teksten op spel- en taalfouten, zoek er de juiste visuals bij en plan de berichten in.
En nog veel meer!
Naast al deze taken is er af en toe ook een taak die ik eenmalig uitvoer. Al met al is mijn takenpakket voor Mark dus vrij uitgebreid en ook lekker afwisselend. Dat maakt het voor mij extra leuk om voor Mark aan de slag te zijn.
Ook toe aan rust en ruimte? Schakel mijn hulp in!
Waar Mark eerder het spannend vond om taken uit handen te geven, heeft hij dat toch gedaan en plukt hij daar nu de vruchten van. Dankzij mijn hulp heeft hij meer rust en ruimte gekregen en daar plukt hij nu de vruchten van. Hij heeft nu namelijk meer de tijd voor de werkzaamheden die hij graag doet. Vind jij het ook nog spannend om taken uit handen te geven, maar merk je wel dat het je niet meer lukt om alle ballen omhoog te houden? Neem dan geheel vrijblijvend contact met mij op, want ik vertel je graag wat ik in jouw specifieke situatie voor jou kan betekenen. Net als Mark kun je mij stap voor stap taken uit handen laten nemen en eens kijken hoe je dat bevalt.
