1 dec 2022

Hoe Virtual Green Gotoproject helpt met het optimaliseren van projectmanagement

Gotoproject heeft een app ontwikkeld, genaamd de Projecten op de Kaart-app. Hierin is te zien waar in Nederland welke projecten gaan starten, al lopen en zijn afgerond. Dit kan niet alleen de projectmanagement van projecten verbeteren, maar kan ook handig zijn voor andere partijen, zoals burgers. Gotoproject is een campagne gestart om deze app meer naamsbekendheid te geven en heeft ons gevraagd om hen hierin te ondersteunen. In dit artikel vertellen wij je alles over de toffe samenwerking.

Wat is projectmanagement?

Voordat we meer over onze samenwerking met Gotoproject gaan vertellen, is het handig om te weten wat projectmanagement eigenlijk is. Bij projectmanagement zorg je ervoor dat alle projecten in een organisatie zo soepel mogelijk verlopen en succesvol worden afgerond. De Projecten op de Kaart-app kan hier enorm aan bijdragen. In de app is namelijk in één oogopslag te zien waar in Nederland projecten zijn en wat daarvan de voortgang is. Als projectmanager is dit handig om te weten, want in een gebied kunnen meerdere projecten gaande zijn die elkaar natuurlijk niet in de weg moeten gaan zitten. Doordat je in deze app alle projecten in één gebied en de voortgang ervan kunt bekijken, kan er rekening met elkaar worden gehouden en zelfs worden gekeken of het mogelijk is om samen te werken. De app kan dus zeker bijdragen aan het optimaliseren van projectmanagement.

Ook voor burgers

Een weg die wordt vernieuwd, een brug die wordt vervangen, een waterbouwproject: het zijn zomaar wat projecten die in een bepaald gebied aanwezig kunnen zijn. Zulke projecten kunnen veel impact hebben op de omgeving waarin ze plaatsvinden. Ook voor burgers is het dus fijn om al die projecten in een oogopslag inzichtelijk te hebben, zodat ze weten wat hen te wachten staat en wat er in hun omgeving gebeurt. De Projecten op de Kaart app is dan ook niet alleen toegankelijk voor gemeenten, maar ook voor burgers.

Ondersteuning bij de campagne Projecten op de Kaart

De Projecten op de Kaart app is dus voor meerdere partijen een superhandige app om te gebruiken. Reden genoeg om een campagne op te starten om de app zoveel mogelijk onder de aandacht te brengen. Rob en Marnix, de eigenaren van Gotoproject, besloten om de app eerst onder de aandacht te brengen bij gemeenten. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor veel ruimtelijke projecten, zoals de projecten die hierboven als voorbeeld werden genoemd. Omdat meerdere handen licht werk maken, schakelden ze bij het uitvoeren van dit project onze hulp in.

Wat hebben wij gedaan voor de campagne Projecten op de Kaart?

Rob van Gotoproject benaderde Kim met de vraag of zij kon helpen bij het opzetten van de campagne en alles wat daar bij kwam kijken. Omdat Kim dit echt een leuk project voor Yvette leek, verloopt de samenwerking vooral via haar. Yvette is het eerste aanspreekpunt voor Gotoproject en heeft voor dit bedrijf al verschillende taken uitgevoerd. Hieronder benoemen we er een aantal.

First things first

Als eerste hebben we e-mailadressen aangemaakt die Yvette en Kim tijdens hun samenwerking met Gotoproject kunnen gebruiken. Daarna zijn we op zoek gegaan naar een goed CRM systeem waaraan we de app en WhatsApp Businnes kunnen koppelen. Vervolgens hebben we Whatsapp Business opgezet en daarnaast een telefooncentrale opgezet, zodat er een algemeen nummer is waarmee geappt en gebeld kan worden.

Opmaken en versturen van verzendmappen

Om de app onder de aandacht te brengen bij verschillende gemeenten, moesten er verzendmappen worden gemaakt. Hiervoor moesten de brieven worden opgemaakt en afgedrukt. Wij hebben de brieven opgezet en gecontroleerd op eventuele spelfouten. Daarna hebben we de brieven laten afdrukken. Er moesten ook kaarten worden afgedrukt, dus we hebben ook helpen zoeken naar een juiste partij om dit bij te laten doen.

De verzendmappen en drukwerk hebben we bij ons op kantoor laten bezorgen, waarna het hele team van Virtual Green Yvette heeft geholpen om elke map te voorzien van een brief, poster en kleine presentjes. Toen de mappen compleet waren, heeft Yvette ze allemaal verstuurd.

Regelmatig overleg

Tussen alle werkzaamheden door, overlegt Yvette veel met Rob en Marnix (de eigenaren van Gotoproject) over hoe ze dingen het beste kunnen opzetten, welke programma’s ze het beste kunnen gebruiken etcetera. Zo denken wij mee over processen en adviseren we Rob en Marnix over hoe ze processen kunnen automatiseren.

Het mogelijk maken en bijhouden van effectief klantcontact

In het begin van de campagne hebben wij geholpen met het uitbreiden van het klantenbestand van Gotoproject. Vervolgens hebben we Yvette het eerste aanspreekpunt gemaakt voor de klanten van Gotoproject. Klanten die vragen hebben, kunnen via het telefoonnummer of de app contact opnemen met haar opnemen. Elk contactmoment met een klant wordt automatisch geregistreerd. Mocht Yvette bijvoorbeeld een keer niet aanwezig zijn, dan kan iemand anders direct in het systeem zien wat er de vorige keer is besproken en het contact oppakken.

Als het een technische vraag betreft waarop Yvette het antwoord niet weet, zet zij een terugbelverzoek in het systeem, zodat Rob en Marnix de klant kunnen terugbellen. Yvette belt ook de klanten na waarnaar ze de verzendmappen heeft gestuurd om te vragen wat zij van de app vinden

Een kijkje in de toekomst

Hoewel we nu al veel voor Gotoproject doen en er dus veel zaken lopen, is Yvette al in gesprek met Rob en Marnix over wat Virtual Green in de toekomst nog meer kan betekenen voor Gotoproject. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een structurele samenwerking waarin Virtual Green ook bijdraagt aan het agenda-beheer en e-mailbeheer, de administratie en de sociale media campagnes van dit innovatieve bedrijf.

Schakel ook onze hulp in!

Al met al vinden wij het super tof om ons steentje te mogen bijdragen aan de campagne van Projecten op de Kaart, waarbij Gotoproject organisaties helpt om hun projectmanagement te verbeteren. Rob en Marnix zijn fijne personen om mee samen te werken, dus wij zien de toekomst rooskleurig in. Wil jij graag weten wat Virtual Green voor jou kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op, want we vertellen het je graag!

 

De-WerkgeversArchitecten-header

Jouw Virtual én Personal Assistants!

Wij handelen de zaken af die jou energie kosten, die je liever niet doet en die je veel tijd kosten. Zowel zakelijk als privé. Benieuwd wat we precies kunnen doen?

Verder lezen?

Hoe Nikita de stoute schoenen aantrok en lid werd van ons team

Hoe Nikita de stoute schoenen aantrok en lid werd van ons team

Met groot genoegen kunnen we vertellen dat we ons team weer hebben mogen uitbreiden. Sinds oktober 2022 is namelijk ook Nikita werkzaam voor Virtual Green Business Support. In dit blogartikel vertellen we hoe Nikita bij het team kwam en vertelt Nikita zelf hoe zij...