10 aug 2023

Hoe we nu als team samenwerken met CHiQ!

Al sinds januari 2021 is CHiQ een opdrachtgever van Virtual Green. Iets waar we best wel trots op zijn, omdat dit betekent dat we al langdurig voor de Nederlandse en Belgische markt van CHiQ een aantal belangrijke taken op ons mogen nemen. In het begin van de samenwerking werkte vooral Kim voor CHiQ. Inmiddels nemen alle toppers van het Virtual Geen team de taken voor CHiQ op zich én is ons takenpakket uitgebreid. We werken nu echt als team samen met CHiQ en nemen binnen het bedrijf een belangrijke plek in. Hoog tijd dus om je een update te geven over deze samenwerking en hoe we tot dit mooie punt zijn gekomen!

Wat is CHiQ?

CHiQ valt onder moederbedrijf Changhong Europe Electric s.r.o., wat in China is gevestigd. Dit moederbedrijf is beursgenoteerd en opereert wereldwijd, dus het is een grote speler op de markt. Echter zit het hoofdkantoor van Europa in Praag. CHiQ verkoopt allerlei artikelen zoals witgoed, televisies en batterijen. Virtual Green neemt een aantal belangrijke taken op zich voor de Nederlandse en Belgische markt.

Hoe kregen we van CHiQ Virtual Assistant opdrachten?

David van Hoven is verantwoordelijk voor al het reilen en zeilen van CHiQ op de Nederlandse én Belgische markt. Toen het merk de Nederlandse markt opging, zochten zij iemand die de klantenservice op zich kon nemen en die de klantprocessen in de aftersales kon beheren. In zijn zoektocht kwam David uiteindelijk bij Virtual Green terecht. In het begin van de samenwerking nam vooral Kim de taken op zich die David uit handen wilde geven. Inmiddels hebben we ervoor gezorgd dat iedereen uit ons team de taken kan opnemen die we voor CHiQ uitvoeren, waardoor dus het hele Virtual Green team voor dit bedrijf kan werken

Welke Virtual Assistant opdrachten deden we eerst voor CHiQ?

In het begin van de samenwerking voerde Kim diverse en uiteenlopende Virtual Assistant opdrachten uit voor CHiQ, maar ze hield zich hoofdzakelijk bezig met het beheren van de hele backoffice en customer service voor de Nederlandse en Belgische markt. Ze behandelde alle klachten en beantwoordde alle vragen van klanten die via de telefoon of per e-mail binnenkwamen. Ze hield elke dag bij welke klachten en vragen er binnenkwamen en zorgde ervoor dat alle e-mails en telefoontjes van die dag netjes werden beantwoord. Ook bestellingen die werden geannuleerd of werden teruggestuurd en ruilingen nam ze voor haar rekening. Inmiddels pakken wij allemaal deze taken op. Is een vraag voor ons te technisch? Dan kunnen we even het advies inschakelen van een technische medewerker van CHiQ. Inmiddels kunnen we op al vrij veel vragen zelfstandig antwoord geven.

Monteur in Nederland of hoofdkantoor in Praag?

Gaat een koelkast, wasmachine of televisie binnen de garantietermijn kapot? Dan verwijzen wij de klant door naar een monteur in Nederland. Is een artikel kapot gegaan dat naar het hoofdkantoor in Praag moet om te worden gerepareerd? Dan zorgen wij ervoor dat dit gebeurt. Hierbij komt veel administratie bij kijken, want dan moet dat worden ingeboekt en krijgen we te maken met vergoedingen. Ook deze administratie nemen wij op ons. Heeft een klant geen doos om het artikel in te versturen, dan sturen wij naar diegene een doos op.

Wat wij doen bij producten die niet kunnen worden gerepareerd

Blijkt dat een product niet kan worden gerepareerd? Dan zorgen wij ervoor dat de klant netjes wordt gecompenseerd. Wij compenseren de klant ook als het product tijdens het vervoer is beschadigd. Wij regelen dit proces dus van A tot Z. Alle compensaties die wij doen, houden we bij in een duidelijk overzicht, zodat het hoofdkantoor hier een goed overzicht van heeft en erop kan anticiperen.

Gegevens in kaart brengen voor aangiftes

In Nederland en België gelden bepaalde regels omtrent het verkopen van de producten die CHiQ verkoopt. Daarom moet het merk maandelijks, per kwartaal en jaarlijks aangiftes voor die producten doen. In de aangifte moet onder andere worden doorgegeven hoeveel er van elk product het afgelopen jaar is verkocht, wat er retour is gekomen, om hoeveel kilo het gaat enzovoorts. Al deze gegevens vullen wij in een systeem in en we houden dit goed bij, zodat elke keer weer op tijd een aangifte kan worden gedaan.

Overleggen en trainingen

Er is regelmatig een overleg tussen de vestiging in China en de vestiging in Europa over bepaalde onderwerpen. En zijn er nieuwe producten aan het assortiment toegevoegd? Dan worden hierover trainingen geven. Ook bij deze overleggen en trainingen is minimaal één van ons aanwezig, zodat we de klanten van CHiQ nog beter kunnen helpen.

Contactpersoon voor auditors

Elk bedrijf wordt wel eens geaudit door een auditor. Bij een audit checkt een onafhankelijke auditor of werkzaamheden volgens de volgens de gemaakte afspraken verlopen en geleverde producten en diensten voldoen aan de gestelde vereisten. Wij zijn de tussenpersoon tussen de auditor en CHiQ en zorgen ervoor dat de auditor alle informatie krijgt die hij of zij nodig heeft.

Virtual Green helpt CHiQ met groeien!

Dat is het afgelopen half jaar wel gebleken. CHiQ heeft haar assortiment namelijk uitgebreid en is inmiddels op meerdere platformen te koop. Met de groei van het bedrijf, is ook ons takenpakket uitgebreid met meerdere taken. Zo zijn wij voor dit bedrijf gatekeeper. Dat betekent dat wij ervoor zorgen dat het vervoeren van de producten die CHiQ heeft verkocht soepel verloopt. Wij staan dus tussen CHiQ en de vervoerder in. Is er een kink in de kabel? Dan kaarten wij dit aan bij de vervoerder en zorgen we er samen voor dat alles weer soepel verloopt, zodat de consument alsnog op tijd zijn of haar bestelling krijgt geleverd.

Welke Virtual Assistant opdrachten heb jij voor ons?

Zowel CHiQ als Virtual Green zijn het afgelopen jaar enorm gegroeid. Dat is natuurlijk fantastisch! Inmiddels werken we met CHiQ echt samen als een team en het is heel erg mooi om te beseffen hoe Virtual Green een belangrijk onderdeel is geworden van dit mooie bedrijf. Zoek jij ook een echte spin in het web die voor jou bovengenoemde taken en misschien ook wel andere taken op zich kan nemen? Een team dat bestaat uit enthousiaste en ervaren Virtual & Personal Assistants die samen met jou jouw bedrijf kunnen laten groeien én zelf ook met jou kunnen meegroeien? Neem dan gerust contact met ons op, want we kijken graag samen met jou naar wat wij precies voor jouw bedrijf kunnen betekenen.

De-WerkgeversArchitecten-header

Jouw Virtual én Personal Assistants!

Wij handelen de zaken af die jou energie kosten, die je liever niet doet en die je veel tijd kosten. Zowel zakelijk als privé. Benieuwd wat we precies kunnen doen?

Verder lezen?