13 mrt 2023

Hoe wij een stapel met taken wegwerkten voor Studio Robin

Robin startte een aantal jaren geleden als zelfstandig ondernemer met haar eigen bedrijf Studio Robin. Door de jaren heen groeide haar bedrijf, waardoor bepaalde taken op een stapel terechtkwamen en die stapel alsmaar hoger werd. Na een poosje waren er steeds meer werkzaamheden die Robin maar voor zich uit bleef schuiven, omdat ze er gewoonweg geen tijd voor had. Uiteraard moesten die taken wel een keer gebeuren, waardoor ze afgelopen oktober besloot om onze hulp in te schakelen. Inmiddels zijn we al een aantal maanden voor Robin aan het werk en in die maanden hebben we haar stapel met werk al behoorlijk weten te verkleinen. Hieronder vertellen we wat wij allemaal voor Robin hebben gedaan.

Een goed begin is het halve werk

Als eerste keken we samen met Robin naar welke taken er allemaal op de stapel lagen en welke daarvan wij konden doen. Daarna ging Kim gelijk aan de slag met het creëren van een goede basis, van waaruit we allemaal verder konden werken. Zo richtte Kim voor Robin in Moneybird een nieuw account in en door de maanden heen her en der wat dingen aangepast om alle processen nog soepeler te laten verlopen. Daarnaast nam Kim Robin’s e-mailhandtekening eens goed onder de loep en merkte ze op dat daar nog wat belangrijke informatie in miste. Daarom maakte ze een nieuwe e-mailhandtekening die alle informatie bevat die voor de ontvangers van Robin’s e-mails belangrijk kunnen zijn. Uiteraard maakte Kim de handtekening compleet in de huisstijl van Studio Robin, zodat deze perfect aansloot bij de andere uitingen.

De overstap naar Office 365

Robin gaf ook aan dat ze graag met Office 365 wilde werken, maar nu nog via de hosting van haar website haar e-mail had. Kim zorgde ervoor dat het zakelijke e-mailadres van Robin aan Office 365 werd gekoppeld, zodat Robin deze software kon gaan gebruiken voor haar e-mailbeheer. Toen dat was geregeld, kon Kim ook het Calendly account voor Studio Robin inrichten en koppelen met haar agenda in Office 365.

Automatiseringen in Mailblue

Nadat dit allemaal was geregeld, hebben we ook voor Robin een account aangemaakt in MailBlue. In dit systeem zetten we haar bestaande klanten op een maillijst en haar nieuwsbriefinschrijvingen op een andere maillijst. Daarnaast maakten we voor haar ook een template voor de nieuwsbrief in dit systeem.

Definitieve overstap naar Moneybird

Vanaf 1 januari dit jaar is Robin met haar administratie overgegaan naar Moneybird. Kim heeft ervoor gezorgd dat eind december alles gereed stond, zodat we per 1 januari 2023 direct konden beginnen met Moneybird. We doen nu ook haar administratie daarin, zoals het verwerken van banktransacties en het inboeken van inkomende facturen. Missen er bepaalde zaken? Dan vraagt Kim die bij Robin op.

Het verwerken van haar eindbalans

Inmiddels heeft Robin ook de eindbalans van het jaar 2022 van haar boekhouder gekregen. Kim heeft die voor haar verwerkt in Moneybird, inclusief alle afschrijvingen enzovoorts. Hierdoor kan Robin 2022 op de juiste manier afsluiten en ook gelijk op de goede manier 2023 beginnen.

Het up-to-date houden van haar social media

Inmiddels zijn we zover dat er ruimte is voor Isabella en Robin om de sociale mediakanalen regelmatig te voorzien van nieuwe content. Ze maken samen een contentkalender, waarbij Robin aangeeft wat ze ongeveer wanneer wilt posten. Wanneer dit inzichtelijk is, maakt Isabella de teksten en de visuals voor de sociale media posts en stuurt deze voor een akkoord naar Robin. Zijn de berichten en visuals goedgekeurd? Dan plant Isabella alle berichten in op Instagram, Facebook en LinkedIn. Hierdoor heeft Robin zelf nog maar weinig omkijken naar haar sociale mediakanalen, maar blijven ze wel up-to-date. Ideaal dus!

Robin kan weer doen wat ze echt leuk vindt

Nu wij zo’n beetje de rechterhand van Robin zijn geworden, heeft zij geen stapel werk meer liggen en verlopen al haar bedrijfsprocessen een stuk soepeler. Dat geeft Robin meer rust én ruimte om te dingen te doen die zij echt leuk vindt: mensen van A tot Z begeleiden tijdens het verbouwen van hun huis. Wij vinden het weer fantastisch om zelfstandige ondernemers als haar te ontzorgen, zodat ze zelf de werkzaamheden kunnen doen die ze het leukst vinden om te doen. Het is immers vaak de reden dat ze voor zichzelf zijn begonnen.

Kom je ook handen tekort? Schakel onze hulp in!

Wij zien het vaker dat het bedrijf van een zelfstandige ondernemer ineens zo erg kan zijn gegroeid, dat de ondernemer handen tekort komt en het werk zich opstapelt. Toch is het voor veel ondernemers vaak nog wel een stapje te ver om iemand in loondienst aan te nemen. Daarvoor ligt bijvoorbeeld nog net te weinig werk of een ondernemer wilt gewoon zelfstandig blijven ondernemen en geen werkgever worden. Ben jij ook zelfstandig ondernemer en kom je net wat uren in de maand tekort om alle taken uit te voeren die moeten gebeuren? Dan kan het ook voor jou ideaal zijn om onze hulp in te schakelen. Neem gerust contact met ons op, want wij vertellen je graag hoe wij ook jou kunnen helpen!

De-WerkgeversArchitecten-header

Jouw Virtual én Personal Assistants!

Wij handelen de zaken af die jou energie kosten, die je liever niet doet en die je veel tijd kosten. Zowel zakelijk als privé. Benieuwd wat we precies kunnen doen?

Verder lezen?

Hoe we nu als team samenwerken met CHiQ!

Hoe we nu als team samenwerken met CHiQ!

Al sinds januari 2021 is CHiQ een opdrachtgever van Virtual Green. Iets waar we best wel trots op zijn, omdat dit betekent dat we al langdurig voor de Nederlandse en Belgische markt van CHiQ een aantal belangrijke taken op ons mogen nemen. In het begin van de...