Wat doe je als jouw Executive Assistant er nieuwe werkzaamheden bij krijgt en het werk zich blijft opstapelen? CEO Arnout de Hair en HR-Officer Klaartje Berghuis van Losberger De Boer, hadden daar de perfecte oplossing voor: de hulp inschakelen van Virtual Green Business Support! In november 2022 begonnen wij met het oppakken van bepaalde taken die de huidige capaciteit te boven gingen. De samenwerking zou oorspronkelijk tot eind januari 2023 duren, maar is inmiddels verlengd tot en met 30 juni. De samenwerking kunnen we dus wel als succesvol beschouwen. Daarom vertellen wij je er in dit blogartikel graag meer over!
Wat is Losberger De Boer voor een bedrijf?
Losberger de Boer biedt wereldwijd (tijdelijke) ruimteoplossingen op maat aan bedrijven, organisaties, evenementen (zoals festivals en sportevenementen), de overheid en defensie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan evenementenhallen, opslaghallen, vaccinatiecentra, hangars en nog veel meer. Alle ruimteoplossingen die dit bedrijf levert, zijn van hoogwaardige kwaliteit. Om de hoogwaardige kwaliteit te kunnen waarborgen, ontwerpt, bouwt en produceert Losberger De Boer alle ruimteoplossingen zelf.
Hoe ontstond een interim opdracht bij Losberger De Boer?
Zoals wij eerder al eens schreven, kun je Virtual Green Business Support onder andere inhuren voor interim opdrachten. Dat betekent dat wij tijdelijk de rol overnemen van iemand binnen jouw organisatie. Dat kan bijvoorbeeld de perfecte oplossing zijn wanneer iemand met zwangerschapsverlof is of wanneer iemand voor een langere tijd met ziekteverlof is. De Executive Assistant van Arnout, Carolien, ging een dag in de week minder werken en kreeg nieuwe taken erbij, waardoor het werk zich opstapelde. Daarop besloot Arnout in het najaar van 2022 de hulp van Virtual Green Business Support in te schakelen. Sindsdien pakken vooral Kim en Nikita verschillende werkzaamheden voor dit bedrijf op.
Welke taken voeren Kim en Nikita uit voor Losberger De Boer?
Kim en Nikita verzorgen vooral het e-mail en agendabeheer. Het agendabeheer is best wel complex. Losberger De Boer opereert over de hele wereld, waardoor er veel zakenreizen moeten worden geboekt. Zo hebben wij al zakenreizen geboekt naar Qatar, Parijs, Tokio, Frankfurt en Orlando. Dat is heel erg leuk om te doen, maar er komt best wel wat bij kijken. Er moeten niet alleen vliegtickets, maar ook een parkeerplek voor Arnout’s auto op Schiphol en een hotel op de bestemming worden geregeld. Dan moet er nog worden bepaald of een huurauto nodig is of dat er een taxi moet worden geregeld.
Het maken van interne en externe afspraken
Kim en Nikita helpen ook veel bij het maken en inplannen van interne en externe afspraken met collega’s en zakenrelaties. Vaak moeten die afspraken op elkaar worden afgestemd, zodat projecten in goede banen blijven lopen.
Af en toe werken op locatie
Het kantoor van Losberger De Boer is gevestigd in Alkmaar en dat is voor ons om de hoek, dus we werken er ook weleens op locatie. Dat was onder andere handig toen we hebben geholpen met een verhuizing van een deel van het kantoorpand van Losberger De Boer omdat dat gedeelte moest worden verbouwd.
Het voorbereiden van de CEO vlog
Arnout maakt elk kwartaal een ‘CEO vlog’, zoals ze dat daar noemen. In zo’n vlog vertelt hij over de nieuwste ontwikkelingen binnen het bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde projecten die lopen of zijn afgerond, interne ontwikkelingen, financiën etcetera. Deze vlog wordt getoond aan de hele interne organisatie. Wij hebben voor Arnout zijn vlog voor december klaargezet. Dat deden we aan de hand van de punten die hij wilde bespreken. Hierdoor werd het voor Arnout makkelijker om samen met iemand van de marketingafdeling de vlog op te nemen.
Ondersteunen van Carolien
Carolien krijgt meer ruimte op haar bureau voor haar huidige en nieuwe werkzaamheden. Dit kan zij doen, doordat wij haar ondersteunen bij het bijhouden van de agenda en het beheren van alle afspraken en zakenreizen van Arnout. Ook als er bijvoorbeeld een keer een lunch moet worden besteld voor een vergadering, kunnen wij dat regelen. Wij hebben zelfs ook wel eens in plaats van Carolien genotuleerd bij een management board vergadering, toen dat zo uitkwam.
Ook onze hulp nodig? Neem contact met ons op!
Wat wij vaak zien als we worden aangenomen voor een interim opdracht, is dat we vaak nog een poosje langer mogen blijven dan we van tevoren hadden gedacht. Dat komt vrijwel altijd, omdat de opdrachtgever merkt hoeveel werk wij uit handen kunnen nemen en dat wij erg deskundig en flexibel zijn. Moet een zakenreis een dag van tevoren wijzigen? Dan is dat geen enkel probleem. Zijn er ad-hoc werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd? Blijkt op korte termijn dat je ons toch nog wat langer nodig hebt? Ook dat is allemaal geen probleem. Wij kunnen vrij snel voor je aan de slag gaan, zijn deskundig en professioneel en ook nog eens erg flexibel. Neem dus gerust contact met ons als jij ook onze hulp kan gebruiken!
