In dit artikel ga ik je vertellen over hoe mijn samenwerking met Emma van Emma’s Tax Law tot stand is gekomen. Deze samenwerking is namelijk in slechts enkele maanden tijd flink ontwikkeld. Ben je benieuwd naar hoe het is gekomen dat Emma eerst alles zelf wilde doen (zoals zoveel ondernemers dat willen), maar nu juist graag graag mij ? Lees dan snel verder!
Klein beetje huiverig voor het inhuren van een Virtual Assistant
Ik ontmoette Emma via Instagram. We hadden leuk contact en ik besloot om klanten naar haar door te sturen die vragen hadden over belasting gerelateerde zaken. Ik vind Emma daar namelijk de beste persoon voor! We hadden ook wel eens contact over wat ik voor haar als Virtual Assistant zou kunnen betekenen, maar ze hield in het begin de boot nog een beetje af. Ze was nog niet zo lang begonnen als belastingadviseur en (zoals zoveel ondernemers dat in het begin doen) dacht dat ze geen hulp nodig had en zichzelf wel goed kon redden. Natuurlijk vond ik dit prima en liet ik Emma weten dat ze altijd bij mij terecht zou kunnen als ze toch een keer mijn hulp zou willen inschakelen.
Waarom Emma toch mij als Virtual Assistant wilde inhuren
In februari van dit jaar klopte Emma dan toch bij mij aan. Ze wilde met een aantal klanten de samenwerking beëindigen. Daarnaast moesten ook een aantal klanten worden gevraagd of zij hun boekhouding in orde konden maken, zodat Emma ermee verder kon. Emma zag er als een berg tegenop om dit te doen en wist ook niet zo goed hoe ze dit het beste kon aanpakken. Daarom vroeg ze of ik dit voor haar wilde doen.
Zo gezegd, zo gedaan!
Ik stelde een mail op waarin ik netjes aan de betreffende klanten verwoordde dat Emma de samenwerking wilde beëindigen en onderhield met de klanten het nodige contact om de samenwerking naar behoren af te ronden. Daarnaast zorgde ik er ook voor dat de klanten die hun boekhouding nog niet op orde hadden, hierover werden geïnformeerd en zag ik erop toe dat zij dit wel daadwerkelijk in orde maakten. Voor Emma viel er een last van haar schouders af en ze leek steeds meer door te hebben dat het eigenlijk juist heel fijn is om mij als Virtual Assistant in te huren.
Meer rust en ruimte
Emma ervaarde hoeveel rust en ruimte ze kreeg door mijn hulp in te schakelen voor klussen die zij zelf lastig vindt of die veel van haar tijd in beslag nemen. Ze kreeg ook door voor welke klussen zij mij heel goed als Virtual Assistant zou kunnen inhuren, dus de volgende opdracht bood zich alweer aan.
Ze had een nieuwe klant waarvan de boekhouding niet in orde was en voor wie ze van 2013 tot en met 2021 alles goed moest gaan zetten in het boekhoudprogramma. Dat was best wel een flinke klus waarin veel tijd zou gaan zitten, dus ze vroeg mij of ik haar ook hiermee kon helpen. Dat vond ik natuurlijk geen enkel probleem!
Taken die Emma lastig vond, nam ik over
Waar Emma eerder nog bang was dat ze niet genoeg werk voor mij zou hebben (je kunt mij namelijk als Virtual Assistant inhuren als je minimaal 4 uur in de maand werk voor mij hebt), bleek dat toch wel het geval te zijn. Na deze grote klus had ze namelijk nog een andere opdracht voor mij.
Compleet ontzorgt in het regelen van verwerkersovereenkomsten
De jurist waarmee Emma samenwerkt, ontdekte dat Emma de verwerkersovereenkomsten met haar klanten niet op de juiste manier had verwerkt. Deze had Emma namelijk opgenomen in haar algemene voorwaarden , terwijl je zo’n overeenkomst eigenlijk apart daarvan aan je klant moet aanbieden. De juriste stelde de overeenkomsten voor Emma op en Emma vroeg aan mij of ik ervoor wilde zorgen dat elke klant de overeenkomst ondertekende. Zodoende stuurde ik de overeenkomsten op naar haar klanten, hield ik bij of zij inderdaad de overeenkomst tekende en zette ik de ondertekende documenten in het relatiesysteem. Emma heeft hier verder dus totaal geen omkijken naar gehad en dat gaf haar nog meer rust en ruimte.
Bomvolle mailbox
Na bovenstaande opdracht brak de maand april aan en dat is natuurlijk dé maand waarin zowel de inkomstenbelasting als de btw aangiften gedaan moeten worden. Emma’s mailbox stroomde dan ook vol met vragen van klanten hierover, terwijl ze ook nog eens wetenschappelijk artikel moest schrijven en verdedigen voor de studie die ze aan het afronden is. Doordat ik veel van haar en andere klanten heb geleerd, kon ik een flink aantal van die vragen voor haar beantwoorden. Omdat Emma mij echt onwijs veel leerde over boekhouding en belasting gerelateerde zaken, werd het voor mij steeds makkelijker om meer en meer vragen van klanten op te pakken. Inmiddels heb ik zelfs toegang tot het e-mailadres van Emma, zodat ik deze taak eigenlijk vrijwel compleet van haar kan overnemen.
Het regelen van akkoordverklaringen en machtigingen
Klanten moeten een akkoordverklaring ondertekenen als Emma een concept aangifte heeft gemaakt en naar hen heeft opgestuurd. Bovendien moet een klant Emma machtigen om namens hem of haar de inkomstenbelasting te mogen indienen. Pas als Emma een akkoordverklaring en een machtiging heeft, kan zij de definitieve aangifte indienen bij de Belastingdienst. Ook het regelen van de akkoordverklaringen en machtigen pakte ik voor haar op. Ik stuurde deze akkoordverklaringen naar klanten op, zorgde ervoor dat zij Emma de machtiging gaven, dat zij de akkoordverklaring ondertekenden en ik sloeg de ondertekende documenten op de juiste plek op in het relatiesysteem waarmee wij werken. Doordat ik deze zaken regelde, kon Emma zich volledig focussen op het opstellen en het indienen van de aangiftes. En ook dat gaf haar meer rust!
Ik spring bij waar Emma mij nodig heeft
Naast bovenstaande opdrachten zijn er nog een aantal kleinere projecten waaraan ik (mee)werk. Ik spring dus gewoon bij waar Emma mij nodig heeft. Zo verstuur ik verjaardagskaartjes naar haar klanten en pas ik af en toe teksten aan op haar website. Daarnaast help ik met het controleren en op orde brengen van de boekhouding van haar klanten die er zelf niet veel kaas van hebben gegeten. En zijn er klanten die hun jaarabonnement in termijnen willen betalen? Dan moet dat via een automatische incasso gebeuren. Ik zorg er dan voor dat de klanten een SEPA-machtiging ondertekenen, zodat de automatische incasso’s inderdaad kunnen plaatsvinden. Ondertussen beheer ik trouwens ook zo goed als volledig de mail en zakelijke WhatsApp van Emma.
Rust en ruimte dankzij mijn hulp en deskundigheid
Emma was in het begin dus een klein beetje huiverig om een Virtual Assistant in te huren. Ze wilde zelf graag alle ballen hoog houden en wist nog niet zo goed waarvoor zij mijn hulp precies kon inzetten. Sinds Emma begin dit jaar heeft besloten om toch mijn hulp in te schakelen, ervaart ze hoe goed deze beslissing voor haar is geweest. Ze kan mij namelijk de taken geven die ze zelf lastig vindt, maar ook mijn hulp inschakelen bij taken die veel tijd kosten of waarnaar ze helemaal geen omkijken wil hebben. Hierdoor ervaart Emma heel veel rust en ruimte en kan zij zich volledig focussen op de taken binnen haar bedrijf die ze leuk vindt om te doen.
Ook rust ervaren in je bedrijf? Neem contact met mij op!
Wil jij ook graag meer rust in jouw bedrijf ervaren? En wil je dus weten waarvoor je mij als Virtual Assistant kunt inhuren? Neem dan contact met mij op, zodat we met elkaar kunnen kennismaken! Ik vertel je namelijk graag waarmee ik jou zou kunnen helpen en denk graag met je mee!
