Inmiddels werk ik alweer ruim een jaar als Virtual Assistant en heb ik voor diverse opdrachtgevers veel uiteenlopende taken uitgevoerd. Wellicht heb je niet een duidelijk beeld bij wat een Virtual assistant allemaal doet of kan doen. Of misschien denk je dat een VA alleen maar bepaalde taken uitvoert, zoals het beheren van een agenda. Omdat ik de afgelopen jaren echt onwijs veel verschillende opdrachten heb uitgevoerd, leek het mij een goed idee om die eens allemaal op een rijtje te zetten. Dan kun je zien waarvoor je mijn hulp kunt inschakelen en wat ik in mijn mars heb. Misschien zal het je bij sommige dingen niet zo verbazen dat je het door mij kunt laten doen, maar bij anderen dingen juist wel. Ben je al benieuwd geworden naar wat ik als Virtual Assistant allemaal doe? Lees dan snel verder!
Wat is een Virtual Assistant?
Als je nog niet zo’n duidelijk beeld hebt van een Virtual Assistant, is het fijn om te weten wat een Virtual Assistant is. Een VA is iemand die jou op afstand ondersteunt in jouw taken of op afstand zelfstandig taken voor jou uitvoert. Je kunt een Virtual Assistant bijvoorbeeld taken geven die je zelf niet leuk vindt om te doen of waarvoor je zelf geen tijd hebt. Het kunnen ook taken zijn waarbij je zelf voldoende kennis mist om het uit te kunnen voeren.
Soms zijn er tijdelijke taken die in een bepaalde periode moeten gebeuren of opdrachten waarmee je niet een hele werkweek kunt vullen. Het is dan niet zo handig om hiervoor iemand in dienst te nemen. Het inschakelen van een VA is dan de perfecte uitkomst!
Welke opdrachten heb ik als Virtual Assistant?
Inmiddels heb ik in de rol van VA veel uiteenlopende opdrachten uitgevoerd voor diverse opdrachtgevers. Hoewel bij mij elke week, en zelfs elke werkdag, heel anders kan zijn, heb ik voor mezelf wel een bepaald ritme ingebouwd. Zo begin ik elke werkdag met een aantal vaste taken.
Dat zijn:
- Structuur aanbrengen in mailboxen van opdrachtgevers;
- Administratieve taken voor opdrachtgevers;
- Mijn eigen mailbox beheren;
En het maken van een takenlijst waarin staat welke taken ik heb en wanneer ik die moet hebben afgerond.
Afwisselende taken
Wanneer ik bovenstaande taken heb uitgevoerd, is het tijd voor de opdrachten die voor die dag staan ingepland. Welke opdrachten dit precies zijn, kan flink verschillen. Zo ben ik de ene keer meer een Personal Assistant die ervoor zorgt dat de auto van de opdrachtgever naar de garage gaat en ook weer terugkomt en de andere keer maak ik documenten op in de huisstijl van de opdrachtgever. Het ligt er maar net aan waarbij iemand mijn hulp kan gebruiken. Voor mij is elke werkweek anders en dat maakt dit beroep voor mij zo leuk!
Welke taken voer ik zoal als Virtual Assistant uit?
Taken die ik als VA uitvoer, zijn het:
- Ondersteunen bij het inrichten van nieuwe systemen.
- Inrichten van een e-mail marketing systeem.
- Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.
- Bijhouden van deadlines, planning en budgetten voor projecten.
- Opzetten van een servicecentrum.
- Uitvoeren van customer service gerichte taken, zoals het beantwoorden van vragen van klanten of cursisten en het registreren en afhandelen van klachten.
- Aansturen van een customer service team.
- Uitvoeren van sales gerichte taken, zoals het maken van afspraken met potentiële klanten, het nabellen van potentiële klanten en het opstellen en versturen van offertes.
- Regelen van catering en locaties voor evenementen.
- Bezichtigen en regelen van kantoorpanden voor opdrachtgevers.
- Uitzoeken en regelen van verzekeringen.
- Regelen en versturen van relatiegeschenken.
- Optimaliseren van bestaande systemen.
- Structuur aanbrengen in bestaande systemen.
- Inplannen van fotoshoots.
- Ondertitelen van video’s.
- Publiceren van blogartikelen.
- Optimaliseren van een workflow.
- Maken van een handboek, zodat de geoptimaliseerde workflow door een ander kan worden opgepakt.
- Voeren van sollicitatiegesprekken en het inwerken van de kandidaten die worden aangenomen.
- Regelen van bepaalde privézaken, zoals het regelen van een oppas, kinderopvang, kappersafspraak, glazenwasser of schoonmaakster.
- Beheren van de mailboxen en agenda’s van opdrachtgevers.
- Uitvoeren van tekstcorrectie.
- Organiseren van (zaken)reizen
Ik verlicht jouw werkdruk!
Zoals je ziet, voer ik echt veel uiteenlopende taken uit, toch zit er wel degelijk een rode draad in: ik verlicht de werkdruk van mijn opdrachtgevers. Daarnaast schep ik graag orde als er chaos is en kijk ik continue of ik systemen, workflows en documenten kan optimaliseren.
Ook een Virtual Assistant nodig? Neem contact met mij op!
Je kunt mij dus voor daadwerkelijk alle denkbare taken inschakelen die je zelf niet wilt of kunt uitvoeren. Door mijn hulp in te schakelen, kan jij je focussen op dat wat je het liefste doet. Wil je graag weten wat ik als Virtual Assistant voor jou kan betekenen? Neem dan contact met mij op, want ik vertel het je graag!
