In vrijwel ieder blogartikel vertellen we over onze samenwerking met een zelfstandige ondernemer. Zo’n samenwerking is doorgaans voor onbepaalde tijd en we voeren onze taken vooral uit om de werkdruk van de ondernemer te verlichten. Wist je al dat je ons ook prima kunt inzetten als vervanger van iemand die met zwangerschapsverlof is? En ook voor iemand die met ziekteverlof is? Een van onze eerste interim opdrachten is die van Interim Management Assistant bij Peterson in Den Helder. Het is heel anders om voor zo’n groot bedrijf als interimmer te werken dan als Virtual Assistant en Personal Assistant voor een zelfstandig ondernemer. Daarom vinden we het extra leuk om ook hier eens over te vertellen!
Interim Management Assistant van de SNS Pool
Een poosje geleden ging de Management Assistant van de SNS Pool bij Peterson bijna met zwangerschapsverlof. Daarom zochten ze naar iemand die deze werknemer kon vervangen tijdens haar zwangerschapsverlof. Ze kwamen erachter dat het enorm lastig was om iemand te vinden die in loondienst deze tijdelijke functie wilde gaan vervullen. Al met al kwam Peterson uiteindelijk bij ons terecht. Helaas was het voor ons niet mogelijk om 5 dagen in de week bij Peterson op kantoor te komen werken, waarop we van hen een laptop kregen waardoor we toch voor dit mooie bedrijf aan de slag konden gaan.
Wat doen we als Interim Management Assistant?
Als Interim Management Assistant verzorgen wij vooral het e-mail en agenda-beheer. Dat houdt in dat we veel afspraken maken en e-mails behandelen. Daarnaast sturen we documenten uit die moeten worden ondertekend en bewaken we dat dat inderdaad gebeurt. De documenten die zijn ondertekend slaan we op in de juiste mappen en sturen we door naar de juiste personen.
Maandelijkse meeting van de stuurgroep
Peterson heeft een stuurgroep, die één keer in de maand een meeting heeft. Daar is Kim dan bij aanwezig. Ze zorgt ervoor dat alle opnameapparatuur klaarstaat en dat er wat te drinken is.Tijdens de meeting maakt Kim de notulen. Na afloop ruimt Kim alles weer op, werkt ze de notulen uit en zorgt ze ervoor die bij de juiste personen terechtkomen.
Meeting van de werkgroep en klantgesprekken
Naast een stuurgroep, heeft Peterson ook een werkgroep. Deze werkgroep heeft één keer in het kwartaal een meeting, waarbij Kim ook aanwezig is. Tijdens deze meeting houdt ze de notulen bij, die ze later uitwerkt en ook naar de juiste personen stuurt.
Eén keer in het kwartaal vinden ook de klantgesprekken plaats tussen Peterson en hun klanten. Tijdens deze gesprekken wordt gekeken naar hoe de samenwerking tot dan toe gaat en worden er actiepunten besproken. Hiervan maakt Nikita de notulen. Die verwerkt ze in een bepaald systeem, zodat deze op de juiste manier bij de klanten terechtkomen.
Meerdere andere taken
Naast bovenstaande zijn er nog andere taken die wij uitvoeren zoals het:
- Reserveren voor restaurants;
- Verwerken van de facturen;
- Regelen van cadeautjes;
- En het op de juiste manier verwerken van de zakelijke uitgaven van de credit card.
Werknemer langdurig met ziekteverlof? Ook dan kun je Virtual Green inschakelen!
Niet alleen tijdens zwangerschapsverlof, maar ook wanneer een werknemer langdurig ziek is kun je onze hulp inschakelen. Zo zijn wij door een bedrijf benaderd om de taken over te nemen van hun Personal Assistant. Die persoon zit al een poosje in de ziektewet en ze weten helaas niet hoe lang dat nog zal zijn. Bovendien is de persoon in kwestie ook minder gaan werken, waardoor er sowieso nog een aantal uren in de week zijn in te vullen. In dit geval is het lastig om iemand in loondienst te vinden die eerst fulltime en later een x aantal uren wil werken als de werknemer weer beter is. Daarnaast zijn er ook een aantal taken die gewoon snel moeten gebeuren, waardoor er eigenlijk geen tijd is om een hele sollicitatieprocedure op touw te zetten. Virtual Green is vrijwel direct inzetbaar en de uren zijn maandelijks aan te passen waardoor wij momenteel een mooie oplossing zijn voor het probleem dat dit bedrijf had.
Wat doen wij als Personal Assistant?
Als Personal Assistant doen we alles wat op dat moment nodig is om de opdrachtgever te ontlasten. In zo’n geval zijn wij echt de rechterhand van onze opdrachtgever. Van het regelen van een hotel en taxi voor een zakenreis, tot aan het laten ondertekenen van de juiste documenten. Soms kan de opdrachtgever op maandag iets graag willen, maar het op woensdag het toch anders willen. Het is dan aan ons om dat te regelen. Hier komt dus een hoop flexibiliteit, zelfstandigheid en een goede dosis hands on mentaliteit bij kijken. Gelukkig hebben wij dat gewoon in huis, waardoor onze opdrachtgevers eigenlijk altijd zeer tevreden zijn over onze werkzaamheden.
Wij zijn ook na verlof beschikbaar!
Interim opdrachten zijn vaak opdrachten die een aantal weken of maanden duren. Vrijwel altijd zijn wij aan het einde van de opdracht volledig ingewerkt en weten we goed onze weg te vinden binnen het bedrijf. Het komt dan ook best vaak voor dat een opdrachtgever nog steeds van onze diensten gebruik wil maken (weliswaar voor wat minder uren) wanneer zijn werknemer weer terug is van verlof. Dat kan bijvoorbeeld zijn om de uren op te vangen die de werknemer minder is gaan werken of om taken uit te gaan voeren die al een tijdje zijn blijven liggen.
We blijven vaak ‘hangen’ na interim opdrachten en dat is super leuk!
We vinden het ook tof om te merken dat een bedrijf waarbij we een interim opdracht hebben voltooid (omdat de werknemer in kwestie weer terug is), doorgaans nog steeds van onze diensten gebruik wil blijven maken. Zo gaan wij bij één bedrijf de uren opvangen die de werknemer minder wil gaan werken wanneer zij weer terug is van ziekteverlof. Dat is natuurlijk dé ideale oplossing voor de werkgever die nu niet voor die ene dag in de week een nieuw persoon in dienst hoeft te nemen.
Interim opdrachten vragen om een andere manier van werken
Wij vinden tijdelijke opdrachten zeer interessant. Dat komt vooral doordat we bij zo’n opdracht op een hele andere manier bij een bedrijf komen dan wanneer wij voor een ZZP’er werken. Vaak leren we ook weer hele andere dingen of andere software kennen. Interim opdrachten zijn over het algemeen bij grote, internationale bedrijven en dat vraagt om een andere manier van werken dan wanneer je voor een zelfstandig ondernemer werkt. De afwisseling tussen interim opdrachten en als Virtual Assistant en Personal Assistant werken voor ZZP’ers, vinden wij leuk!
Virtual Green is dus ook voor interim opdrachten beschikbaar!
Wanneer er een tijdelijke functie is om te vervullen, is het erg lastig om iemand te vinden die bij jouw bedrijf tijdelijk in loondienst wilt treden. Daarnaast kan die hele sollicitatieprocedure je behoorlijk wat tijd en energie kosten. Het is dan natuurlijk heel fijn om te weten dat je ons ook voor interim opdrachten kunt inzetten. Wij kunnen vrij snel voor je aan de slag gaan, zijn ervaren en flexibel en denken graag met je mee. Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op, want we vertellen je er graag meer over!
